Günter Sandmann, Head of Central Europe and Nordics bei Workfront, Head of Central Europe and Nordics bei Workfront, im Gespräch.
Herr Sandmann, wie produktiv wird in deutschen Firmen gearbeitet?
Leider erstaunlich unproduktiv. Wir haben das selbst in unserer aktuellen „State of Work“-Studie untersucht. Demnach verwenden deutsche Arbeitnehmer lediglich 45 Prozent ihrer Arbeitszeit für ihre Kernaufgaben, eine globale McKinsey Studie spricht von 40 Prozent. Sehr viel Energie geht zum Beispiel in das Managen von übermäßiger E-Mail-Korrespondenz oder unproduktiven Besprechungen. Auch wenig effiziente Prozesse und mangelnde Zusammenarbeit führt zu viel verschwendeter Zeit.
Auf die Motivation der Mitarbeiter dürfte sich das nicht gerade positiv auswirken.
Natürlich nicht. Innovation und Kreativität, also das, was die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Entwicklung des Unternehmens am meisten fördern würde, kommt dadurch zu kurz. Gleichzeitig gibt unsere Studie auch einen Hinweis auf eine mögliche Lösung des Problems. Über 90 Prozent, also nahezu alle befragten deutschen Arbeitnehmer, gaben an, dass sie sich nach modernen Technologien sehnen. Fast so viele sind der Meinung, dass die Informationsbeschaffung bei der Arbeit genauso einfach sein sollte wie im privaten Umfeld mit Google und Amazon.
Welche Möglichkeiten haben moderne Unternehmen, die Arbeitszeit effektiver zu gestalten?
Sie müssen ein System etablieren, das den gesamten Arbeitsprozess managen kann. Ob als einzelne Aufgabe oder ganze Projekte, heruntergebrochen auf Aufgaben. Damit kann man zunächst die Be- und Auslas-tung der einzelnen Mitarbeiter, der Abteilungen und somit des gesamten Unternehmens sichtbar machen. Auf Grundlage dieser Datenbasis ergibt sich dann die Möglichkeit, Workflows sehr genau zu planen. Durch den Einsatz von Vorlagen (Templates) und intelligenter Automatisie-rung von administrativen und wiederkehrenden Aufgaben erhalten Unternehmen dann deutlich mehr Optionen, ihre Arbeitsproduktivität zu steigern. Dies, gepaart mit mehr Transparenz, schafft Freiräume für Innovation und mehr Kreativität.
Sie bieten bei Workfront genau eine solche Lösung an.
Ja, wir stellen mit unserer Plattform ein Tool für Unternehmen bereit, Arbeitsprozesse wirklich effek-tiv zu verwalten. Dazu haben wir zunächst genau analysiert, was beim Arbeitsvorgang exakt passiert. Man erkennt drei Bestandteile: Erstens die Anforderung und Information zur Aufgabe (Request), zweitens die Zusammenarbeit mit Kollegen und Geschäftspartnern (Collaboration) und drittens die Ausführung, die zum Beispiel im Verfassen eines Textes bestehen könnte. Diese drei Bestandteile erzeugen ein Arbeitsresultat (Output). Die Besonderheit der Workfront Plattform ist, alle drei Bestandteile zentral an einer Stelle zu bündeln. Es geht darum, den Mitarbeiter intensiv in seiner Arbeit zu unterstützen und zu entlasten – für mehr Produktivität und vor allem Spaß an der Arbeit.
Können Unternehmen durch Workfront agiler agieren?
Genau das ist das Ziel. Möglich wird dies, indem wir uns voll auf den Arbeitsprozess fokussieren. Dadurch können wir einzelne Tätigkeiten Personen oder Teams zuordnen und per Waterfall, im Agile Mode oder gemischt organisieren und darstellen. Egal mit welcher Methode wir den Workflow organisieren, die Datenbasis ist die Gleiche. Damit ermöglichen wir einzelnen Abteilungen, erste Schritte und Erfahrungen mit agiler Arbeitsorganisation und Arbeitsweise zu sammeln und sich mit diesem Modell vertraut zu machen.
Funktioniert das auch bei Großprojekten?
Ja. Wir haben Workfront sowohl für das Management einzelner ad-hoc-Aufgaben als auch für Großprojekte, wie dem Bau eines Krankenhauses, designt. Oft wird angeführt, dass eine einzelne Aufgabe in einem System zu führen, zu viel Administration mit sich bringe. Genau das ist bei Workfront aber nicht der Fall. Mit überwiegend nur drei oder vier Klicks werden Aufgaben im System erfasst und sind damit Teil der darstellbaren Arbeitsauslastung. Der überwiegen-de Anteil an Arbeit findet im Rahmen von Projekten statt. Hier ist es möglich, die Effizienz, Transparenz und „in-time“ Budget-Lieferung deutlich zu erhöhen. Transparenz wird auch in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit hergestellt.
